Phần mềm quản lý công việc hiểu quả cao nhất

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng ít nhất 1 phần mềm Chat kết hợp với các công cụ cơ bản như Excel, Email để làm kênh giao tiếp, giao – nhận việc và xử lý báo cáo trong doanh nghiệp. Tuy nhiên từ thực tiễn “đắng cay” của công ty tôi lại chỉ ra cách thức làm việc này không giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, không giúp tôi quản lý nhân viên hiệu quả hơn mà ngược lại còn tạo ra rất nhiều “lỗ hổng” lớn trong quản trị vận hành:

Lỗ hổng thứ nhất: Quản lý không nắm được tiến độ công việc, quy trình

Công việc đang ở giai đoạn nào, ai đang phụ trách, có phát sinh vấn đề gì không? Hàng tá câu hỏi đau đầu khiến tôi chẳng kịp ngơi tay. Trong khi đó thông tin, tài liệu thì nằm phân tán trong hàng chục nhóm Chat, hàng trăm file Excel, lạc trôi trong hàng ngàn Email. Muốn biết tổng quan tiến độ công việc thế nào lại phải tổ chức họp hành, chờ nhân viên làm báo cáo gửi lại hoặc gọi hỏi han trực tiếp. Xoay đi xoay lại như thế thôi cũng đủ mất thời gian cả buổi rồi.

Lỗ hổng thứ hai: Nhân viên làm việc xao nhãng, mất tập trung

Ngồi làm việc mà điện thoại cứ sáng đèn, thông báo gửi đến cứ “ting ting” liên tục. Không check thì sợ bỏ lỡ thông tin, mà check rồi nhiều khi lại chẳng phải việc liên quan tới mình. Hàng chục nhóm Chat công việc đã đủ loạn, đằng này lại còn phát sinh thêm một đống nhóm Chat với bạn bè, gia đình mà tôi chẳng kiểm soát được. Thành ra nhân viên làm việc thì ít, mà “buôn dưa lê” thì nhiều.

Lỗ hổng thứ ba: Nhân viên quên việc, đổ lỗi cho nhau

Không ít lần nhận được những câu trả lời ngô nghê kiểu như: “Sếp giao việc cho em lúc nào ạ”, “Em bị lỡ mất tin nhắn”, “Em có thấy ai bàn giao gì đâu”… Ban đầu cứ tưởng đó là lỗi của một mình nhân viên thôi, nhưng về sau mới nhận ra ngay cả tôi cũng có không ít lần bỏ lỡ thông tin như thế. Cũng thật khó kiểm soát khi mà bản thân cứ phải gánh chịu “bão tin nhắn, email” liên tục mỗi ngày.

Để chấm dứt tình trạng này, doanh nghiệp tôi đã bắt buộc tìm đến những giải pháp quản lý mang tính đồng bộ và ưu việt hơn. Và tại Việt Nam, Base Work+ chính là câu trả lời hoàn hảo nhất cho bài toán quản lý công việc và quy trình: https://bit.ly/phanmem-quanly-base6, thuộc nền tảng quản trị Base.vn được hơn 5000+ doanh nghiệp tin dùng, bao gồm đầy đủ các lĩnh vực, quy mô, ngành nghề trong đó có cả những tên tuổi lớn như VinCommerce, VIB, Bamboo Airways, Twitter Beans Coffee, Phục Hưng Holdings, Huy Thanh Jewelry, Thái Hà Books…

Thay thế hẳn các group Chat, Excel, Email sang một bên, mọi quy trình của công ty tôi: Từ Sản xuất, Mua hàng, Phân phối, Sales, Marketing, Pháp lý… đều được đẩy hết lên phần mềm để thao tác và quản lý. Nhìn vào là có thể nắm rõ các quy trình đang hoạt động như thế nào, mỗi quy trình gồm bao nhiêu bước, ai đang đảm nhiệm khâu nào, có thời hạn xử lý hay không. Dựa vào màu sắc “báo đỏ” là tôi có thể biết ngay điểm nóng phát sinh ở đâu, xử lý vấn đề chỉ cần bình luận trực tiếp trên đầu công việc hoặc tag những người có trách nhiệm vào. Không còn phải nhắn tin loạn lên trên các nhóm Chat để hỏi hay kéo nhân viên vào những vấn đề không liên quan như trước.

Đưa mọi quy trình làm việc lên phần mềm rồi thì việc quản lý cũng nhàn hơn đáng kể. Phần mềm còn có sẵn cả App trên điện thoại, nên chỉ cần có cái Smartphone hay máy tính bảng trong tay, thì dù tôi có bận đi công tác hay không có mặt tại văn phòng vẫn có thể nắm bắt được toàn bộ tiến độ, nhân viên, quy trình. Hệ thống BÁO CÁO TỰ ĐỘNG của phần mềm cũng cung cấp cho tôi rất nhiều dữ liệu giá trị về hiệu suất, thời gian xử lý, thống kê toàn bộ nguyên nhân khiến công việc không hoàn thành để đưa ra hướng cải tiến, tối ưu về quy trình, sản phẩm.